19 Şubat 2011 Cumartesi

Öneri Sistemleri

Öneri Sistemleri



Bu yazımda sizlerle, toplam kalite yönetiminin önemli araçlarından biri olan öneri sistemleriyle ilgili görüşlerimi paylaşmak istiyorum.

Daha önceki yazılarımda da söz konusu edildiği gibi toplam kalite yönetimi felsefesi, sistem içindeki tüm kaynakların en etkin biçimde kullanılmasını hedeflemektedir. Amaç sonuç odaklı ve kuruluş hedeflerine ulaşmada katma değer yaratan tüm faaliyetlerin gerçekleştirilmesidir. Burada katılımın sağlanması yani tüm çalışanların katılımının sağlanabileceği ortamlar yaratılması çok önemlidir.

Hemen her kuruluş çalışanlarının özel uzmanlığa sahip olduğu konular olmasının yanında genel anlamda yaşanılan deneyim ve bilgi birikiminden dolayı edindikleri çok önemli bir potansiyel mevcuttur.

“işi en iyi o işi yapan bilir.” Görüşü doğrultusunda, işleyişte yaşanılan sorunların da en iyi o sorunu bizzat yaşayanların bilecekleri açıktır. Dolayısıyla bu kaynaklardan gelecek bilgiler ve öneriler problemlerin çözümünde oldukça yardımcı olan değerli katkılar olarak karşımıza çıkmaktadır

Kuruluş çalışanları kişisel yeterlilik ya da yaklaşımları belki de çekingenlikleri nedeniyle sorunlar ve iyileştirmeler ile ilgili önerilerini açıkça ifade edemiyor olabilir. Belki de sözel anlamda ya da yazılı ama bir sistem dahilinde olmaksızın ifade edilen öneriler çeşitli nedenlerle ara kademelerde eritiliyor ya da dikkate alınmıyor, dolayısıyla sisteme katma değer sağlayacak görüşlerin tamamı yönetime ulaşamıyor olabilmektedir.

Kuruluşa önemli yararlar sağlayacak olan bu potansiyelin kullanılmasını şansa bırakmak yerine, oluşturulacak sistematik bir yaklaşımla ortaya çıkarmak için öneri sistemleri kullanılmaktadır.

Öneri sistemleri sayesinde, çalışanlar, iyileştirme ve geliştirmeye yönelik önerilerini sunma avantajını kullanmakta, kuruluşlarsa bu önerilerden kuruluş hedeflerine uygun ve o hedeflere ulaşma konusunda katma değer sağlayacak olanlarını hayata geçirme avantajına sahip hale gelmektedir.

Çalışanlardan gelen önerilerin uygulamaya konulması onların şirketi sahiplenmelerini ve ait olma duygusunu olumlu yönde arttırmaktadır. Hatta diğer çalışanlar için örnek ve özendirici olmaktadır.

Önerilerin yararı uygulamada ispatlandıktan sonra teşvik etmek amacıyla, sistematik bir onurlandırma ya da ödüllendirme de gündeme getirilebilmekte bu da katılım konusunda motive edici olmaktadır.

Öneriler uygulamaya alınsın alınmasın öneriyi veren çalışana katılımı için teşekkür ederek gerekçeli açıklama yapılması prensibi de katılımı arttıracaktır.

Toplam kalite yönetimi, birlikteliği ve takım olma prensibini içerdiğinden, öneri sistemleri kurulurken, kişisel çıkarların ön plana çıkarılmasını önleyecek biçimde ele alınmalıdır. Örneğin kişi kendi maaşının arttırılmasını bu sistemle talep edememelidir. Ya da takım halinde çözülebilecek bir sorunla ilgili fikrini sadece ödül alma hırsıyla takım çalışması platformu yerine öneri sistemine getirmesi engellenecek şekilde sistem oluşturulmalıdır.

Öneri sistemlerinin işleyişte genelde bir öneri formu kullanılmaktadır. Çalışanlar önerilerini çözüm yöntemiyle birlikte bu form ile şirket yönetimine iletmektedir. Öneri sahibinin çözüm yöntemi belki en iyi yöntem olmayabilecektir ama en iyi olma olasılığı da göz ardı edilmemelidir. Öneri sahibi tarafından belirtilecek öneri yeni fikirlere ışık tutacak bir yaklaşım da olabilmektedir. Ayrıca, öneri verip geri çekilmek yerine sorunun çözümüne katkı sağlamak amacıyla çalışanların kafa yorması için zemin oluşturulmaktadır. Böylece kurumsal takımın bir elemanı olarak elin taşın altına sokulması gerektiği anlayışının yaygınlaşması da sağlanmaktadır.

Genelde öneri formları çalışanın kolay ulaşabileceği bir kutuyla toplanmaktadır. Tabi ki bilgisayar ağının elverişli olduğu ve çalışanların bilgisayar kullanımını bildiği kurumlarda, oluşturulacak basit bir programla önerilerin doğrudan bilgisayar terminalleri aracılığıyla iletilmesi sağlanabilir. İster öneri kutusu, ister bilgisayar ağı kullanılsın, burada önemli olan bir konu da önerilerin değerlendirilirken değerlendirme ekibinin sistemi yavaşlatmayacak biçimde çalışma yöntemi belirlemesidir.

Öneri sistemiyle ilgili işleyişin, değerlendirmelerin, ödüllendirmelerin çalışanlarla paylaşıldığı öneri sistemi iletişim panoları da bu sistemin önemli araçlarındandır. Bu panolar kuruluşlarda çalışanların kolayca inceleyebilecekleri bölgelerde yer alması gerekmektedir. Panolarda yer alacak bilgiler diğer çalışanları da katılım konusunda teşvik etmelidir.

Öneri sistemleri de sık sık gözden geçirilerek kuruluş için en yararlı olacak hale getirilmelidir. Bunun için belirlenecek izleme göstergeleri belli periyotlarda değerlendirilmeli ve sonuçları ilgililere duyurulmalıdır. Böylece sürekli gelişmeye olanak yaratılabilecektir.

Toplam kalite yönetimi felsefesini esas almış olan ve katılımcı anlayışla tüm kaynaklarını -ki en önemlilerinden olan insan kaynağını- etkin ve verimli kullanmayı amaçlayan kuruluşlarda, öneri sistemleri, yaygın olarak yararlanılan bir araç ve katma değer sağlayan başarılı bir yöntem olarak kullanılmaktadır. Çalışanları bu konuya inanmış ve sistemi sahiplenmiş kuruluşlarda ise mükemmelliğe doğru olan adımlar hızlanmaktadır.

Lütfi PİŞİREN

www.e s o - e s _ n e t

Hiç yorum yok: