19 Şubat 2011 Cumartesi

Öneri sistemleri yönetimi

Öneri sistemleri yönetimi


1. Öneri sistemleri yöntemi nedir?

Öneri Sistemi; Toplam Kalite Yönetimi felsefesine inanmış organizasyonlarda “tüm kaynakların en etkin biçimde kullanılması hedefi” doğrultusunda, çalışanların gerek kendi işlerinde gerekse başkalarının yaptığı işlerde karşılaşılan sorunlara uygulanabilir çözüm önerileri geliştirmelerine olanak sağlamaktır. Öneri, bir bireyin ya da grubun bir konu üzerindeki yargısı, görüşü veya düşüncesidir. Öneri Sistemi, organizasyon içinde kişisel sorumluluğu artıran ve her düzeyden düşünceyi özendiren paylaşımcı bir uygulamadır ve temel dayanağı, tüm çalışanların yaptıkları işleri geliştirebilecekleri bilgi, beceri ve deneyime sahip oldukları inancıdır.

Öneri sistemleri özellikle 1990’lı yıllarda toplam kalite yönetiminin bir katılım aracı olarak yeniden ön plana çıkmıştır. Toplam kalite yönetimi, öneri sistemlerini sürekli geliştirme fikrini desteklemek amacıyla kullanmaktadır. Öneri sistemleri ile birlikte beyin fırtınası gibi problem çözme teknikleri sistemde sürekli geliştirmenin bir parçası olarak yer almaktadır. Bununla çalışanlar, istatistiksel metotları kullanarak süreç geliştirmeye ilişkin önerilerde bulunmakta, mevcut sorunları tanımlamakta ve olası çözüm önerileri sunmaktadırlar.

2. Yöntemin uygulanması ve çalışanların inanarak katılmaları nasıl sağlanıyor?

Organizasyon içinde, çalışanların özel uzmanlık alanına sahip olmaları yanında genel anlamda yaşanılan birlikteliğin deneyim ve bilgi birikiminden dolayı edindikleri çok önemli ve farklı konularda gizil güçleri bulunmaktadır. “İşi en iyi o işi yapan bilir” görüşü doğrultusunda, işleyişte yaşanılan sorunları da en iyi o sorunu bizzat yaşayanların bilmeleri kadar doğal bir durum olamaz. Bu nedenle bu kaynaklardan gelecek bilgiler ve öneriler sorunların ortadan kaldırılmasında katkı getiren değerler olarak karşımıza çıkmaktadır.

Öneri sistemlerinin amaca yönelik farklı biçimde uygulanabileceği bilinmelidir. Bu bağlamda temel olarak işe koşulan iki yöntem; a) Kolektif (Grup) Öneri Sistemi, b) Bireysel Öneri Sistemi’dir.

Kolektif öneri sistemi Kalite Çemberleri aracığı ile ortak akıl peşinde koşan grup yaklaşımını esas alırken, Bireysel Öneri sistemi; organizasyondaki herkesi kapsayan ve her düzeydeki yönetsel performansı geliştirmeyi amaçlayan bir iş geliştirme ve katılım sistemi olarak işe koşulmaktadır. Öneri sistemleri, organizasyonun Toplam Kalite yönetimi felsefesiyle bir bütün olarak uyumlaşma sürecine önemli katkı sağlamaktadır. Bireysel öneri sistemleri grup sistemine göre daha esnektir, katılıma daha açık bir yapı yaratabilir ve bireysel yaratıcılık geliştirmede daha etkilidir. Buna karşılık bireysel öneri sistemleri grup öneri sistemlerine göre çalışanları paylaşımcılıktan uzaklaştırabilmektedir. Bu nedenle, bireysel öneri sistemleri organizasyonun yönetim stratejisi içinde planlanmalı ve herkese açık tutulmalıdır. Özellikle üst yönetimin duyarlılığı, karşılıklı bilgi akışı ve ödül sistemi bireysel öneri sistemlerinin başarısını arttıracak temel değişkenlerdir.

3. Öneri sistemlerinden sağlanacak yararlar neler?

Her türlü öneri sistemi gerektiği biçimde planlandığı sürece organizasyon içinde gerçekleşen her türlü işlem ve yöntemleri geliştirmek, kaliteyi ve verimliliği arttırmak, maliyetleri düşürecek yönde çalışanların katılımını sağlamak, çalışanlardan gelen önerileri değerlendirmek, çalışanları ödüllendirmek, çalışanları bireysel ve kurumsal açıdan gelişmeleri yönünde güdülenmişliklerini güçlendirmek amacıyla pek çok yarar sağlamaktadır.

Çalışanların önerilerinin değerlendirilmesi ve uygulanabilir olanların hayata geçirilmesi örgütün başarısını ve karlılığını arttırmaktadır. Örneğin Japonya’daki 452 işletmede yapılan bir araştırmada 23.532.000 fikir önerildiği ve bu fikirlerin yaklaşık yarısının kullanıldığı ve 225.3 milyon yen kâr sağlandığı belirlenmiştir.

4. Sistemin başarıya ulaşması için nelere dikkat etmek gerekir?

Organizasyona önemli katkılar sağlayacak olan önerilerin kullanılabilirliğini şansa bırakmak yerine, oluşturulacak sistematik bir yaklaşımla ortaya çıkabilecek bu gizil gücü kullanmak gerekmektedir. Öneri sistemleri yoluyla; çalışanlar, iyileştirme ve geliştirmeye dönük görüş ve önerilerini sunma avantajını kullanırken, organizasyonlar da bu önerilerden organizasyon hedeflerine uygun ve o hedeflere ulaşma konusunda katma değer sağlayacak olanlarını hayata geçirme avantajına sahip olmaktadır.

Çalışanlardan gelen önerilerin uygulamaya konulması ve öneri sahiplerinin tanımlanmış kurallar uyarınca ödüllendirilmeleri onların organizasyonu sahiplenmelerine ve ait olma duygularına olumlu yönde katkı sağlamaktadır. Bununla birlikte; çalışanların iş doyumlarını da artırırken diğer çalışanlar için örnek ve özendirici olmaktadır.

Önerilerin organizasyon için yararlı olduğu uygulamada kanıtlandıktan sonra çalışanların bu yönde güdülenmeleri amacıyla, sistematik bir onurlandırma ya da ödüllendirme yöntemi mutlaka oluşturulmalıdır. Bu da katılım konusunda güdüleyici olmaktadır. Ayrıca; öneriler uygulamaya konsun ya da konmasın öneri sahibine katılımı için teşekkür ederek gerekçeli açıklama yapılması bir zorunluluktur.

Toplam kalite yönetimi, birlikteliği ve takım ruhunu ön plana çıkardığından ve bunu da bir ilke olarak kabul ettiğinden, öneri sistemleri kurulurken, kişisel çıkarların ön plana çıkarılmasını önleyecek biçimde tasarımlanmalıdır. Örneğin kişi kendi maaşının arttırılmasını bu sistemle talep edememeli, takım halinde çözülebilecek bir sorunla ilgili görüşünü sadece ödül alma amacıyla grup çalışması yerine kendi önerisiymiş gibi davranmasını engelleyecek şekilde sistem oluşturulmalıdır.

Öneri sistemlerinin işleyişinde yaygın olarak “öneri formu” kullanılmaktadır. Çalışanlar önerilerini çözüm yöntemiyle birlikte bu form ile yönetime iletmektedir. Öneri sahibinin çözüm yöntemi belki en iyi yöntem olmayabilecektir, ama en iyi olma olasılığı da göz ardı edilmemelidir. Genelde öneri formları çalışanın kolay görebileceği ve ulaşabileceği bir kutuda toplanmaktadır. Bilgisayar ağının elverişli olduğu ve çalışanların bilgisayar kullanımını bildiği organizasyonlarda oluşturulacak basit bir programla önerilerin doğrudan bilgisayar terminalleri aracılığıyla iletilmesi sağlanabilir. İster öneri kutusu, ister bilgisayar ağı kullanılsın, burada önemli olan bir konu da önerilerin nesnel kurallarla göre ve sistemi yavaşlatmayacak bir çalışma yöntemi ile değerlendirilmesi gerekliliğidir.

Öneri sistemiyle ilgili işleyişin, değerlendirmelerin, ödüllendirmelerin çalışanlarla paylaşıldığı öneri sistemi “iletişim parkları” da bu sistemin önemli araçlarındandır. Bu iletişim parklarında yer alan panolar kuruluşlarda çalışanların kolayca inceleyebilecekleri yerlerde olması gerekmektedir. İletişim parkları panolarında yer alacak bilgiler diğer çalışanları da katılım konusunda güdülemelidir.

Öneri sistemleri de sık sık gözden geçirilerek organizasyon için en yararlı olacak hale getirilmelidir. Bunun için belirlenecek izleme göstergeleri belli dönemlerde değerlendirilmeli ve sonuçları ilgililere duyurulmalıdır. Böylece sürekli gelişmeye olanak yaratılabilecektir.

Toplam kalite yönetimi felsefesine inanmış, katılımcılığa önem vererek insan kaynakları başta olmak üzere tüm kaynaklarını etkin ve verimli kullanmayı amaçlayan organizasyonlarda, öneri sistemleri, yaygın olarak yararlanılan bir araç ve katma değer sağlayan başarılı bir yöntem olarak kullanılmaktadır.

5. Öneri sistemlerinin kurulum ücreti ve süresi nedir?

Öneri sistemlerinin kurulması, Toplam Kalite Yönetimi anlayışının organizasyonun en tepe yönetiminden en alt düzey çalışanına kadar yayılmasıyla doğrudan ilgilidir. Bu nedenle; organizasyonların da insan bedeni gibi karmaşık, fakat sağlıklı çalıştığında mükemmel olan bir yapısı olduğu göz önüne alınırsa, yine insan bedeni gibi farklı görünüş, duygu, kişilik vb. gibi özgün nitelikleri olduğu bir gerçektir. Bu gerçeklik de, bize her organizasyon için özel ve özgün öneri sistemlerinin geliştirilebileceğini ve bunun da farklı süre, insan gücü ve parasal kaynağı gerektirdiğini göstermektedir.

Esasında, ARGE Danışmanlık olarak, bizi diğerlerinden ayıran en önemli özelliğimizi de bu bakış açısında görüyorsunuz.

Karşılaşılan sorunların başkalarına verilen reçetelerle değil, farklı kültürlerde ve şirketlerdeki çözümlerini yorumlayıp en etkin yolları yaratabilmeyi hedefliyoruz, danışmanlıklarımızda. Bir başka deyişle, şirketlerin sorunlarını kendi dinamikleri içinde ortaya koyup, bir bütün olarak inceleyip kalıcı, kesin ve kendilerine özgü çözümler üretiyoruz...

Dr.Naci ÇUHACI


© 2006 ARGE Danışmanlık Ltd. Tüm hakları saklıdır.

 

Hiç yorum yok: