19 Şubat 2011 Cumartesi

Öneri sistemi

Öneri sistemi

"İş ortamınızda kayıplar olduğunu düşünüyor musunuz?" sorusuna "Hayır." diyebilecek bir patron, bir yönetici hatta tek bir işçi bile düşünemiyorum. Herkes kendi penceresinden dünyaya bakıp, iyileştirilebilecek ne çok şey olduğunu söyleyip durur. Çoğunlukla başkalarının yapması gerekenler dile gelse de iyileştirilecek bir şeyler olduğu konusunda hemfikirizdir.

Bir şeyin iyileştirilmesi gerektiğini düşünen yani problemi fark eden kişi gerekli bilgiye, beceriye, kaynağa, uygulamayı değiştirme yetkisine sahipse ya da bu özelliklere sahip olanlar bir birleriyle iletişim kurabiliyorsa mesele yoktur. Diğer bir değişle bu işyerinde "bilgi-beceri-yetki-isteklilik-tatmin dengesi" kurulmuş demektir. Herhangi birinin isteksizliği, umursuzluğu, yetersizliği, iletişim sıkıntısı çözümden uzaklaşmaya yetip artacaktır (Böyle düşününce bazı problemlerin çözülebilmiş olması mucize gibi geliyor insana, değil mi?).
Bilgi-beceri-yetki-isteklilik-tatmin dengesi olan işyerleri oluşturmak kolay olmamakla birlikte imkânsız da değildir: Dilerseniz "Öneri Sistemi" kurmakla işe başlayabilirsiniz!
Keyifli okumalar?

YÖNETİM BAHÇESİNİN NARİN ÇİÇEĞİ: ÖNERİ SİSTEMİ

Öneri sistemleri narin fidanlar gibidir, zor tutar, hemen soluverirler? Meyvesi pek tatlı olmasa kimseler adını anmayacak ya neyse!

Öneri sisteminin yararı nedir?

Öneri sistemi;
• Kişilerin harika fikirlerinin fikir mertebesinden kurtulup ekonomiklik analizi yapılmış somut önerilere dönüştürülmesini örgütler
• Öneri değerlendirme yükünü yöneticilerin sırtından alıp tabana yayar (eğitimlerle ve prosedürle)
• Kayıplardan kazanmayı öğretir (çalışanlar kayıp, verimsizlik avcısı olur)
• Çalışanlar şirkete yaptıkları katkılarla övünür, aşklarını da özendirir olurlar
•Yöneticiler, uzmanlar çalışanların doğal danışmanı haline gelir (ast-üst aynı amaç ve fikir etrafında takım ruhu ile birbirlerine yakınlaşırlar)
• Bir çalışanın fikrini değerlendirilebilir bir öneriye dönüştürmede yardımcı olan yöneticilerin ve uzmanların da çabaları ve performansları sistem içinde takip edilir ve onurlandırılır
• Herkes çok mutlu olur!

Öneri nedir?

Öneri refahı artıracak, ekonomik kazanç sağlayacak fikirler, buluşlardır.

Öneri sistemi nedir?

Öneri sistemi;
• Çalışanlara fikirlerini iletmede kolaylık sağlayacak, buluşçuluğa, yenilikçiliğe teşvik edecek, iş doyumlarını artıracak,
• Yöneticilere katılımcı yönetim uygulama şansı verecek, performans sistemini destekleme olanağı verecek
• Kuruluşa küçük adımlarla sürekli iyileştirme sağlayarak rekabet üstünlüğü kazandıracak bir sistemdir.

Öneri sistemi ne değildir?

 Dilek. kutusu değildir.
 Yöneticilerden yakınmak için bir araç değildir..
. İmzasız mektup göndermek için bir araç değildir...

Öneri verilebilecek konular nelerdir?

 Proseslerde enerji tasarrufu sağlanması.
 Hatalı. üretimin önlenmesi
 Süreçte zaman veya malzeme tasarrufu yapılması.
 İş. akışının iyileştirilmesi
 Yerleşim planlarının daha kullanışlı hale. getirilmesi
 Makineler stoklar vb. için daha sağlıklı bir ortam. hazırlanması
 Fazla stokların makul seviyeye düşürülmesi.
 Hareket. israfının (işçi veya malzeme hareketi) önlenmesi
 Ayar süresinin veya ekipman değiştirme süresinin kısaltılması
 Uyarı sloganları ile ilgili çevrenin duyarlılaştırılması
 Gereksiz her şeyin kaldırılması
 İşin kolaylaştırılması
 Sıcaklığın azaltılması veya ısının korunması.

 Çalışma koşullarının düzeltilmesi
 İş güvenliği ve insan sağlığı vb.. konular öneri vermek için ideal konulardır.

Öneri sistemi ÜRETİM kuruluşları dışında da kullanılabilir mi?

Üretim kuruluşu dendiğinde mal üretimi ve sunumundan, hizmet kuruluşu dendiğinde hizmet üretimi ve sunumundan bahsedilir. Süreçlere mal ve hizmet üretimi süreçleri olarak bakarsak üretim yönetiminde, iyileştirme yönetiminde aynı ilkelerden yararlanmak zorunda olduğumuzu görürüz.
Yukarıda saydığımız öneri sitemi konuları üretim kuruluşlarının ofislerinde de, hizmet şirketlerinin hizmet üretim ve sunum süreçlerinde de, hizmet kuruluşlarının ofislerinde de kullanılabilir. Her zaman her yerde iyileştirilecek bir şeyler vardır.

Neden öneri sistemi kurulmalıdır?

Çalışma kültürü sebebiyle oluşmuş kayıplar, herhangi bir müdahale olmazsa böylece devam etme eğilimindedir. İyileştirici müdahalenin çalışanlardan gelmesi için; yönetimin çalışanları teşvik edici bir sistem kurması; aksi takdirde tüm iyileştirme alanlarına bizzat müdahale etmesi gerekecektir (Sitem olsun olmasın lider ruhlu birkaç çalışan birkaç başarılı-başarısız iyileştirme fikri ile yönetime başvuracaktır fakat fikirlerin projelendirilmesi işi yine yönetime kalacaktır.).

Öneri sisteminin zayıf yönleri; sistemin çabucak devre dışı kalmasına sebep olur. Önerilerin geç değerlendirilmesi, önerilerin fikir bazında kalıp uygulamaya geçirilmesi için olgunlaştırılmasının gerekmesi, değerlendiricilerin “fikirden uygulama projesine uzanan yolda” zamanlarının, teknik yeterliklerinin, yönetsel yeterliklerinin düşük olması gibi problemler çalışanların yeni öneriler vermesine engel olur ve öneri sistemleri ilk üç ayda hızını ve yılın sonunda da geçerliğini yitirirler çoğunlukla.

Öneri sistemi eğitiminin yararı; öneri verilecek-verilmeyecek konular, öneri verebilecek-veremeyecek kişiler, öneri hazırlama yöntemi, öneri toplama yöntemi, öneri sisteminin çalışanlara tanıtım yöntemi, öneri sisteminin gözden geçirilip iyileştirme yöntemi konularında denenmiş ve olası seçenekleri tanıtmak ve bunların içinde en iyilerinin altını çizerek kurulacak sisteme rehberlik etmektir. Özetle: Hızını ve etkinliğini yitirmeyecek bir sistem kurmak kaçınılmazdır.

Öneri Sistemi Nasıl Kurulacak?

ADIM 1: Öneri sistemi kurulum eğitimi
Karar verici ekibe öneri sistemi sunuşu yapılır (1 gün yeterlidir)

ADIM 2: Öneri sisteminin kuruluşa özelleştirilmesi (danışmanlık)
Karar verici ekip sunulan öneri sistemi üzerinde tasarruf hakkını kullanarak sistemi kendine özel hale getirir. Danışman bu aşamada yol gösterici, kolaylaştırıcı, çıkılmaz yollara saplanmayı önleyici bir roldedir, ekibin kabul ettiği kuralların bir izlek (prosedür) şeklinde yazılı hale getirmesinde yol gösterici olur.

ADIM 3: Öneri sisteminin gönüllüler ile denenmesi (pilot uygulama)
Öneri sistemi kurulum eğitimini alan ve öneri sistemini kuruluşa özelleştirme çalıştayında görev alan her katılımcı;
• Kendi çevresinden iki kişinin bir öneri sunmasına danışmanlık eder.
• Aldığı önerileri izleğe uygun bir biçimde değerlendirmek üzere takipçi olur.
• Sonuçları çalışanlara yansıtır.
• Öneri olgunlaştırma, değerlendirme ve öneri sahibine geri bildirim verme gibi aşamalarda aldığı geri bildirimlerden çıkardığı derse gör izlek üzerinde bir değişiklik ihtiyacı olup olmadığını sunmak üzere raporlar.

ADIM 4: Deneme safhasını değerlendirme danışmanlığı
• Her katılımcının izlek değişiklik önerisi alınır, değişikliğin olası sonuçları danışman tarafından katılımcılara açıklanır
• Danışman ve karar verici ekip tarafından uygun görülen önerilerle öneri sistemi izleği revize edilir.

ADIM 5: Öneri sisteminin çalışanlara yaygınlaştırılması ön çalışmaları
• Öneri sistemi izleğinin tepe yönetim tarafından gözden geçirilip onaylanması
• Öneri sistemi el kitabının hazırlanması ve basımı
• Öneri sistemi eğitim materyalinin çalışanlar için çoğaltılması
• Öneri sisteminin dikeyde ve yatayda kabulünü teşvik edecek geniş katılımlı bir toplantının düzenlemesi

ADIM 6: Öneri sisteminin çalışanlara eğitimlerle yaygınlaştırılması
• Problemleri yok saymama, küçük adımlarla sürekli gelişmeyi benimseme, problemi nasıl ele almak ve çözüme kavuşturmak için hangi adımları izlemek gerektiğini öğretme
• Gerek bireysel gerekse de ekip halinde problem çözerken fikir türetmeyi, fikirleri düzenlemeyi ve karar almayı kolaylaştırıcı teknikleri çalışanlara öğretme
• Öneri hazırlama ve sunmada kullanılacak formu ve yapılabilirlik ve ekonomiklik analizi tekniklerini öğretme

Yöneticilerin ve uzmanların eğitimleri
• Verimlik arttırma, maliyet düşürme eğitimi 3 gün
• Problem çözme yaklaşımı eğitimi 2 gün
• Problem çözme teknikleri eğitimi 2 gün
• İstatistik 2-16 gün
• Öneri geliştirme danışmanlığı ve değerlendiriciliği 1 gün

Çalışanların eğitimleri
• Verimlik eğitimi 1 gün
• Problemi olay yerinde inceleme ve çözme eğitimi 1 gün
• Öneri hazırlama ve sunma eğitimi 1 gün

ADIM 7: Öneri sistemini başlatma
• Öneri sistemi eğitimlerinin başlamasıyla aslında öneriler olgunlaşmaya başlar
• Eğitimler tamamlandıktan sonra yönetimin hedeflediği önerilerin oluşması için çalışanlara çağrıda bulunulmalıdır (hedef verilmelidir)
• İlk öneriler kısa bir dönemde (üç veya altı ayda) gözden geçirilmeli ve gereğinde sistem revize edilmelidir.
• İlk önerilerin ödülleri ve onurlandırılması bu değerlendirme döneminin sonunda yine aynı azamette bir törenle sahiplerine teslim edilmelidir.
• Yeni dönem hedefleri bu büyük toplantıda verilmeli, sisteme destek veren yöneticiler onurlandırılmalıdır.

Öneri Sistemi Kurmak Kolay mıdır?

Kurulacak öneri sistemi konusunda mutabakat sağlamak zordur (aceleye getirmek veya tavsamasına izin vermek bu aşamanın baş düşmanlarıdır).
Kurulan öneri sisteminin çalışanlara yaygınlaştırılması için verilmesi gereken eğitimler kuruluşların gözünde büyür, adeta kaz gelecek yerden tavuk sakınılır olur (oysaki o kaz her yıl altın yumurtlayacaktır).
Bir sistemin gözden geçirilip iyileştirilmesi hemen her konuda karşımıza çıkan bir zafiyettir, bazen de öneri sistemleri bu aşamada gereken ilgiliyi göremediği için yükselişe geçemezler

İster iyi işlemeyen bir sisteminiz olsun, ister yepyeni heveslerle bir öneri sistemi kurma niyetine girmiş olun KA GRUP Öneri Sistemi Danışmanlığı ile istediğiniz sonuçları elde edebilirsiniz, yeter ki vazgeçmeyin!

Saygılarımla,
Şengül KÜLAHLI
Yönetim Danışmanı

Hiç yorum yok: