10 Aralık 2010 Cuma

Eğitim ihtiyaç analizinin bu kadar faydaları varken

Eğitim ihtiyaç analizi


Karanlıkta yanınızda el fenerinizin olmasını mı, yoksa olmamasını mı tercih edersiniz?

Eğitim ihtiyaçlarınızı belirlerken, yanınızda bir eğitim ihtiyaçları analiz raporu olmasını mı, yoksa olmamasını mı tercih edersiniz?

Sağa sola çarpma riski ile, karanlıkta el yordamıyla yolunuzu bulmayı mı, yoksa el fenerinin ışığı ile rahat ve güvenli bir şekilde nereye gittiğini ve nereye bastığını görerek mi yolunuzu bulmayı tercih edersiniz?

Eğitim ihtiyaçlarınızı eğitim isimlerinin cazibesi ve çekiciliğine kapılarak mı, yoksa çalışanlarınızın gerçek ihtiyaçlarını karşılamak üzere tespit edilen eğitim ihtiyaçları analiz raporuna göre mi belirlemeyi tercih edersiniz?

21.yy’ın rekabetçi ortamında şirketlerin yanlış eğitimlere ayıracak bütçeleri yok. Yanlış belirlenmiş eğitimlerin şirketlere maliyetleri yılda milyarlarca lirayı bulmakta. Ayrıca yanlış eğitimlerin çalışanlar ve şirket üzerindeki olumsuz etkileri de cabası.

Eğitim ihtiyaç analizi, insan kaynakları ve eğitim ile ilgili kişilerin dikkatinden kaçmayan, bununla birlikte bütçe için üst yönetimi ikna etmekte zaman zaman zorlanılan bir unsur olarak karşımıza çıkmaktadır.

Hangi pozisyondaki hangi çalışan hangi eğitime hangi önceliklere göre, ne zaman ve kimlerle birlikte katılacak?

Eğitim ihtiyaç analizi, çalışanların hedeflenen durumları ile mevcut durumları arasındaki farkı kapatmaya yönelik olarak eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesi ve önceliklendirilmesidir. Başka bir deyişle, eğitim ihtiyaç analizinde amaçlanan bir önceki paragrafta yer alan sorulara yanıtlar bulmaktır.

Tabi, doğru yanıtlara ulaşmak için doğru bir yöntemle yaklaşıp doğru soruları sormak gerekir!

İlk soru, eğitim ihtiyacının ne olduğudur.

Eğitim ihtiyacı ile eğitim isteği arasında önemli bir fark bulunmaktadır. Farklı departmanlardan gelen eğitim talepleri gerçek bir eğitim ihtiyacı da olabilir, basit bir istek de.
Eğitim ihtiyacı, bir çalışanın görevinin gerektirdikleri ile, mevcut bilgi ve becerileri arasındaki fark olarak tanımlanabilir. Eğitim ihtiyaç analizi, çalışanın eğitim ihtiyacını belirlemeyi amaçlar, basit bir eğitim isteğini karşılamayı değil.

İkinci soru, eğitim ihtiyaç analizini kimin uygulayacağıdır.
ASTD (Amarican Society of Training and Development) eğitim ihtiyaç analizini uygulayacak kişilerin sahip olması gereken önemli yetkinlikleri aşağıdaki gibi özetlemektedir:
• Kurum yapısı, güç dengesi, kurum kültürü ve bilgi sistemlerini anlamak
• Kurum içinde grup ve bireyin değişimine katkıda bulunan ya da engelleyen faktörleri anlamak
• İşleri yapmak için gerekli olan bilgi ve becerileri belirlemek
• Eğitim ve değerlendirmeleri yapabilmek için teknolojiden faydalanmak
• Davranışı objektif olarak gözlemlemek ve tanımlamak
• Veri toplama ve veri analiz metotları geliştirmek
• Veriyi işlemek, sentezlemek ve veriden uygun sonuçlar çıkarmak
• Yapıcı geri bildirim sağlamak
• Sunum, iletişim materyalleri, öneriler ve fikirler tasarlamak

Üçüncü soru, eğitim ihtiyaç analizinde en etkili yöntemin hangisi olduğudur.
Yaklaşım ve yöntem, farkı belirleyen unsurlar olarak karşımıza çıkmaktadır. Aşağıda inceleyebileceğiniz “Eğitim İhtiyaç Analizi Proje Metodolojisi” uygulamalardan elde edinilen tecrübelerle oluşturulmuş ve etkililiği gözlemlenmiş bir metodolojidir.

Eğitim İhtiyaç Analizi (EİA) Proje Adımları

1. EĞİTİM İHTİYAÇ ANALİZİ (EİA) AMACINI BELİRLEYİN

Eğitim ihtiyaç analizi sonucunda neyi hedefliyorsunuz? Kişi bazında, pozisyon bazında, yetkinlik bazında mı sonuçlar hedefliyorsunuz?

2. MEVCUT VERİLERİ İNCELEYİN

Gerekli olacak veriyi tanımlayın. İhtiyaç analizini gerçekleştirmek için gerekli olabilecek veriler arasında aşağıdakiler sayılabilir:
> Organizasyon şeması
> Kurumun finansal tabloları
> Kurumun insan kaynakları politikası
> Görev tanımları
> Yetkinlikler
> Performans değerlendirme sonuçları
> Çalışan memnuniyeti anket sonuçları
> Müşteri memnuniyeti anket sonuçları
> Eğitim prosedür ve kayıtları
> Çalışanların demografik bilgileri ve eğitim altyapıları

3. VERİ TOPLAMA METODUNU SEÇİN

Veri toplama metotları arasında; birebir görüşmeler, grup toplantıları, anketler, iş örnekleri, iş yerinde gözlem, kayıt ve raporlar kullanılabilir. Bununla birlikte, yoğun olarak kullanılanlar; birebir görüşmeler, grup toplantıları ve anketlerdir.

Birebir Görüşmeler ve Grup Toplantıları

Birebir görüşmeler ve grup toplantılarının amacı, alınacak bilgilerle eğitim ihtiyaç analizi anketinin içeriğini şirkete özel olarak tasarlamaktır. Anket içeriğinin çalışanların görev tanımlarına uygun olması; ihtiyaç analizini ve çalışanların bilgi paylaşımını olumlu yönde etkilemektedir.
Bu adımda, örnekleme metodu kullanılarak, belirlenen sayıda yönetici ile birebir görüşme, çalışanlarla ise grup toplantıları gerçekleştirilir.

EİA Anket Tasarımı ve Uygulaması

EİA Anketi şirkete özel olarak tasarlanmalı ve çalışanların görüşlerini rahatça belirtebilecekleri bir formatta hazırlanmalıdır.
EİA Anket uygulamasının amacı; çalışanların, mesleki gereklilik ve kişisel yeterlilik ölçeklerine göre eğitim ihtiyaçlarının ölçümlenmesi ve önceliklendirilmesidir.
EİA Anketi, internet, e-mail ya da basılı doküman yoluyla uygulanabilir.
EİA Anketi kapsamında; teknik, kişisel gelişim, yönetim, pazarlama, satış, finans, bilgisayar ve yabancı dil eğitim kategorileri yer alabilir.

4. TOPLANILAN VERİLERİ ANALİZ EDİN VE SON RAPORU HAZIRLAYIN

Toplanan tüm veriler analiz edilir ve eğitim ihtiyaçları önceliklendirilir. Belirlenen eğitim ihityaçları geçmiş senelerin verileri ile karşılaştırılır.
Rapor son haline getirilmeden önce, departman yöneticileri ile bir araya gelinerek, astlarının anket sonuçlarından analiz edilen eğitim öncelikleri ile ilgili olarak nihai onayları alınır.

Eğitim ihtiyaç analizi ile ilgili en çok karşılaştığımız sorular ise aşağıdaki şekilde bize yönlendirilmektedir:
Eğitim ihtiyaç analizi ne kadar sürer?
Çalışan ve pozisyon sayısına bağlı olarak değişmekle birlikte, kapsamlı bir analiz raporu 4-6 hafta arasında oluşturulabilmektedir.
Raporlanan verileri nasıl kullanacağım?
Raporlanan verilerin mevcut insan kaynakları yazılımları içerisinde rahatlıkla çalışıyor olması, eğitim ihtiyaç analizi raporunun kullanımını kolaylaştıran önemli bir unsurdur.

Ne tür raporlar alabilirim?
İhtiyaca uygun olarak aşağıdaki başlıklarda rapor alınabilmektedir:
* Çalışan bazında eğitim ihtiyaçları ve öncelikleri
* Pozisyon bazında eğitim ihtiyaçları ve öncelikleri
* Yetkinlik bazında eğitim ihtiyaçları ve öncelikleri
* Departman bazında eğitim ihtiyaçları ve öncelikleri
* Şirket genelinde eğitim ihtiyaçları ve öncelikleri

Eğitim ihtiyaç analizi, uygulamada teoriye göre bazı farklılıklar göstermektedir. İzole edilmiş bir ortamda ölçümleme yapılamadığı için, uygulama yaparken yukarıda bahsedilen unsurlara dikkat edilmesi, verimliliği artıracaktır.

Eğitim ihtiyaç analizi, Ernst & Young olarak ulusal ve uluslar arası şirketlerde 3 seneden beri yoğun olarak uyguladığımız hizmetlerimiz arasında yer almaktadır. Elde ettiğimiz deneyimler, “Uygulamada Eğitim İhtiyaç Analizi” başlıklı yazımızı oluşturmuştur.

Şirketin vizyon, misyon ve değerlerine uygun eğitim programları geliştirmek ve uygulamak, hem çalışan hem de şirketin hedeflerine ulaşmasına destek olmak ve şirket genelinde eğitimlerden etkili sözlerle bahsedilmesini sağlamak, eğitim ihtiyaç analizinin faydaları arasında yer almaktadır.
Eğitim ihtiyaç analizinin bu kadar faydaları varken, karanlıkta el feneri olmadan ilerlemeyi kim ister?

 

Ercüment Paksoylu

Hiç yorum yok: